Dateiformat beachten!

Auftraggebervorgaben sind einzuhalten

Auch wenn die Beseitigung von Ölspuren eigentlich eine typische Dienstleistung ist, wird zuweilen verlangt, dass die Angebotsunterlagen als GAEB-Datei einzureichen sind, also in einem Dateiformat, das eigentlich aus dem Bauwesen stammt. Das mag damit zusammenhängen, dass die Angebotsauswertungen in den Straßenbaubehörden standardisiert und auf Bauvergaben zugeschnitten sind. Dass das GAEB-Format für solch einen Dienstleistungsauftrag vielleicht doch nicht die optimale Wahl sein mag, schien ein Auftraggeber zu ahnen. Er hatte zusätzlich verlangt, alle Daten auch noch als pdf-Dokument zur Verfügung zu stellen. Obwohl der Inhalt beider Dateien identisch sein muss, hat er sich zudem dazu entschieden, auf die Nachforderung zu verzichten, sollte die pdf-Datei fehlen.

Nun aber hatte ein Bieter Probleme mit der Datenübertragung zur Vergabeplattform. Erst nach mehreren Telefonaten mit deren Service-Hotline gelang es, den Fehler zu lokalisieren. Zur Behebung musste das gesamte Angebot neu erstellt werden. Dafür wurde die Zeit knapp. In Anbetracht dessen entschied sich der Bieter, nur die GAEB-Datei hochzuladen und auf das pdf zu verzichten, damit er die Angebotsfrist noch einhält. Fast auf die Sekunde genau zum Schlusstermin war die Übertragung abgeschlossen.

Der Auftraggeber schließt das Angebot aus. Zu Recht, wie das OLG Düsseldorf meint. Ob es noch rechtzeitig einging, war nicht mehr relevant. Vielmehr dürfe es ohne pdf-Datei nicht gewertet werden. Eine Nachforderung der fehlenden Datei ist ausgeschlossen, auch wenn damit keine Änderung des Angebotsinhaltes einhergeht. Der Auftraggeber darf nämlich aus Gründen der Gleichbehandlung nicht von seiner Selbstbindung abweichen, keine Nachforderung vorzunehmen. Die in der Nachprüfung geäußerte Kritik, dass eine solche Doppeleinreichung sinnlos sei, kommt zu spät: Sie hätte als Rüge schon vor Angebotsschluss vorgebracht werden müssen.